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因公出国(境)填表细则(适用于三个月及以下)


第一步:提交公示证明

➢ 提交申请表之前,应先联系所在学部、学院外事秘书将出访任务在各部门网站进行公示,公示期满5个工作日后将《公示说明》连同申请表一起提交;

附件一:《大连理工大学教职工因公出访前公示模板》

附件二:《公示说明》

第二步:提交申请材料

15个工作日后,找所在学部、学院外事秘书开具《公示说明》

2详细填写大连理工大学因公临时出国(境)申请表》/《出国(境)参加学术会议申请表》(完成各部门审批意见并加盖公章后交国际处);

如教工多人组团出国,填写《教工临时出国(境)团组(两人及以上)申请表》;

学生填写《学生出国(境)申请表》;

学生多人组团出国,填写《学生临时出国(境)团组(两人及以上)申请表》;

博士后填写《博士后因公临时出国(境)申请表》

➢ 出访期限:

交流考察团组出访期限要求(按离开、抵达中国境当日):出访一个国家不超过5 天,出访两个国家不超过8天,出访三个国家不超过10天。教学科研人员出国执行学术交流合作任务可根据实际需要(邀请函邀请的区间)安排;

一次出访不得多于3个国家(含经停国家和地区,不出机场除外);

➢ 出访国家/地区:

填写从离境城市起至、转机、途经和访问的全部城市(含不出机场);

申请时需落实好出访路线,申报出访路线须与实际出发路线完全一致,不得更改;

➢ 出访目的:请详细说明出访目的和具体内容。

合作研究者请说明研究题目及合作者;

短期讲学请说明讲学内容及对象;

➢ 邀请人姓名、职务、单位(包括顺访邀请人姓名、职务、单位)需与邀请函一直

根据《大连理工大学因公临时出国(境)管理办法》,出访人员不得接受海外华侨、华人和外国驻华机构邀请,严禁通过中介机构联系或出具邀请函

➢ 经费负担办法:

是否获得国内外资助?如获资助请详细说明:如未获资助,经费是否落实?

如在申请学校某基金的过程中,请注明“拟申请**基金”(eg.拟申请国际化基金,

不足部分由**经费账号承担或费用自理);

如获得国(境)外高校资助,请写清资助单位名称及资助内容;

如获得其他单位资助,请详细说明资助单位性质,同时写清性质;

➢ 教工因公出访,由所在单位领导签署意见(同意/不同意)后签上名字后盖章单位公章;

➢ 正处级人员中,需要先就出国(境)事宜征求自己的联系(直管)校领导意见,并将联系(直管)校领导的意见标注在申请表中主管领导意见栏中,正处级人员除院部行政、党委意见外,还需要组织部部长签署意见(同意/不同意)并加盖组织部公章。

➢ 在校教职工因公出国(境)必须持因公证件,不得持因私证件,否则将不予以报销出国(境)费用。

➢ 提交申请表后,不能擅自更改行程,无故超期。(申请出访时间以出入中国海关时间为准),如果超期,不在申请日期内的行程将不得报销。

附件三:教工出国(境)各类出国申请表

附件四:学生出国(境)申请表

3、邀请信复印件

(1)邀请信及中文翻译复印件各1份;(如邀请函是英文,则不需要中文翻译件)

(2)每个境外拟访问单位均须提供邀请信;

(3)邀请信需明确:

出访人姓名、出访时间(邀请信需涵盖全程)、出访地点、出访事由、工作内容和目的;

邀请信需打印在邀请单位信函纸上,并由邀请人亲笔签名;

可先用邀请信扫描件办理审批手续。原件随后邮寄,用于申请签证。

4、出访日程表

(1)用A4纸单独打印。要求详细到每一天的安排,包括离抵中国(境)的日期;出访日程撰写日程表开头与结尾务必分别写清楚抵离日期和地点。写明全部经停城市(包括航班与陆地交通);

(2)日程中的工作内容要具体;

(3)交流考察团组出访时限要求(按离抵中国(境)当日)):出访一个国家不超过5天,出访两个国家不超过8天,出访三个国家不超过10天;教学科研人员出国执行学术交流任务可根据实际(邀请函邀请的区间)安排;一次出访不得多于3个国家和地区(含经停国家和地区,不出机场的除外);

(4)出访欧洲与北美路线:通常抵达时间一天,返回时间两天。若因航班原因抵达路程需两天者,则要求在日程表中写明航班信息(包括航班号和抵离时间)。

附件五:《大连理工大学因公临时出国(境)行程表模板》

560周岁以上申请者,需提交医院出具有“体检合格”字样的证明及家属同意函

附件六:《家属同意函模板》;

6、涉密人员因公出国(境):

因保密办要求涉密人员出国《涉密人员出国(境)审查表》一式三份。

附件七:《大连理工大学涉密人员出国(境)审查表》;

7、参加其他单位组团步骤及组团单位提供的材料:

(1)经组团单位出具《双跨团组征求意见函》后,由学校/院系拟派出访人提供《委派书》(请在《委派书》中注明时间、事项、所属部门、 经费账号及委派人名字,由部门负责人签字并盖行政公章)后到我处开具《双跨团组征求意见函复函》邮寄给组团单位;

(2)《任务通知书》原件复印件各一份;

(3)《任务批件》原件复印件各一份;

(4)在外日程及费用情况说明(一式两份);

(5)此团的出访性质如为“培训”,除上述准备材料之外还需国家外国专家局出具的

《出国(境)培训审核件》;

注:如组团单位负责办理签证手续,老师在提交校内手续时请提前说明

 

第三步:校内审批(5-7个工作日)

国际合作与交流处出具《大连理工大学因公出国、赴港澳任务批件》或《大连理工大学因公出国、赴港澳任务确认件》。

第四步:组织部政审(5-7个工作日)

组织部出具政审批件

注:三年内未办理过政审的教工需填写《因公出国、赴港澳人员审查表》

网址:http://zuzhibu.dlut.edu.cn/xzzq.htm

第五步:办理因公护照、港澳通行证

1、照相:

照相地点:大连市政府西侧楼419(行政地址:大连市人民广场1号)

办公电话:83624143

办公时间:上午9:00-11:30下午13:00-16:00

照完照片后,由大连市外事办公室开具《生物信息回执》选择自行办理的老师将回执自己保存;若选择代办则将材料交至产业外事服务中心,西灰楼220室,电话:84701500;

注:照相时需携带本人身份证原件、穿深色衣服

第六步:签证申请

1、提交材料

(1)半年以上有效期的因公护照;

(2)目的国签证所需材料

2、签证申请

材料报送大连市外办,经大连市外事办公室转送目的国驻华大使馆申请签证。

注:美国签证申请根据使馆规定有预约面谈和背景调查程序,周期较长,应尽可能提早办理。美国签证面谈的预约周期二周到二个月不等;背景调查时间一个月左右,时间长短受美国驻华大使馆受理签证申请数量及申请人的专业背景影响。

‚申根国家签证需留取指纹,出国人员需预留按指纹时间

3、领取签证

第七步:出国执行任务

第八步:归还护照(回国七日内)、提交总结(1个月内)

因公护照(或港澳台通行证)归国之日起七天内务必交还国际合作合作处(主楼120);因公护照经国际交流合作处送大连市外事办公室保管;

注:请务必自行留存护照(通行证)首页、签证(签注)页和出入境记录页复印件或扫描件,以便以后办理出访使用,国际交流合作处不负责查询相关记录。

第九步:财务报销

报销材料:

1. 公示出访总结报告(回国1个月内)、并打印纸质版网页页面;

2. 因公护照签证、签注和出入境记录复印件;

3. 国际处领取:因公临时出国(境)申请表复印件、出国(境)任务批件复印件;

4. 经费报销单;

5. 《临时出国人员费用开支明细表》财务处网站:http://cw.dlut.edu.cn/Show/Files.aspx国际航空公司机票及出、入境登机牌;境内外有效票据效票据;

6. 出国前银行换汇回单;

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