申报总结手续-国际合作与交流处
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申报总结手续
国际会议申报须知


一、在我国境内(不含港澳台地区)举办的、与会者来自2个或2个以上国家和地区(不含港澳台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等都属于国际会议,均需报教育部审批。

二、每年9月,各单位通过平台上报下一年度会议计划,未纳入年度计划的会议申请,原则上不再受理。

三、已列入年度计划的会议,按以下类别和时间上报会议申报表和书面申请文件:

1、人文社科类:外宾人数100人以上或会议总人数400人以上或涉及敏感问题(不论规模大小)的会议,必须至少在开会前5个月在平台中填写会议申报表。小于此规模的和不涉及敏感问题的会议,必须至少在开会前3个月在平台中填写会议申报表。

2、自然科学技术类:外宾人数300人以上或会议总人数800人以上的会议或涉及敏感问题(不论规模大小)的会议,必须至少在开会前5个月在平台中填写会议申报表。小于此规模的会议,必须至少在会前3个月在平台中填写会议申报表。

3、人数在30人以下的小型国际会议(不涉及敏感问题)可不预报会议计划,但必须至少在会前3个月在平台中填写会议申报表。

4、境外非政府组织赞助的国际会议,需在线提交境外非政府组织简介和备案函pdf文件。

四、会议申报的具体步骤:

会议申报人在国际会议申报系统平台申报会议。系统网址:http://econf.hust.edu.cn/(官方提醒用360极速模式登录),登录后选择标题栏“会议申报”进入“会议申报系统”按照要求注册。注册成功后可以在系统内对已经预报的国际会议进行线上申报。如会议未在系统内预报需要在系统内先预报再申报。国际处初审通过后,会议申报人从系统下载“大连理工大学国际会议校内审核流程表”,根据表格指引,经单位相关部门审核会签后,送交国际处,由国际处报主管校长审批后上报教育部。

五、获批会议注意事项:

1、一般会议不邀请国家领导人或国外政要或前政要出席。

2、获批会议不得随意更改会议名称、主题、会议性质、规模、会议地点和时间。如需更改,须在原定会议时间的前2个月在平台上填写更改说明申报。

3、在会议的筹备及举办过程中,会议主办单位和学术负责人必须严格把关,防止出现"两个中国"和"一中一台"等敏感问题,尤其是会议的论文集和所有文字材料中不得出现此类问题。

六、会议后总结材料要求:

1、会议负责人必须在会议结束后2个月内,在国际会议报批平台将会议的学术总结(至少3000字)、统计表、重要照片3-5张(JPG格式,3500*2500像素)、 论文集(1份)、到会国内外代表名单等材料提交到平台。

2、会议照片可包括开幕式,会议代表合影,会场全景,会议发言人,会议重要活动,主席台,闭幕式等,须注明照片上人员的姓名、工作单位、职衔、时间、地点。

3、国际会议学术总结须述明:

(1)会议名称、时间、地点、主办单位和学术负责人,与会中、外宾实到人数(港、澳、台学者列入中方代表),收到中、外论文数,论文集出版情况(注:不要采用答问形式撰写)。

(2)会议的主题、主要报告的基本内容和分组交流情况,国际上本学科的动向、趋势、水平和评价;

(3)与会国内外著名学者的最新研究成果和动向;收获和成果,对会议学术水平的评价和效益评估,通过会议反映出来的我国在该学科领域内的水平和国际水平的差距,存在的问题和建议;

(4)总结报告由会议学术负责人组织撰写和签名,如以单位名义撰写,署明联系人,联系电话和Email地址。


联系人:崔紫娟

电话:0411-84706195

电子邮件:cuizijuan@dlut.edu.cn

办公地址:主楼121办公室

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